泰安市国防动员办公室部门文件泰国动办字〔2023〕5号关于规范人防工程建设档案管理的通知

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泰国动办字〔2023〕5号关于规范人防工程建设档案管理的通知

日期：2023-04-18来源：泰安市国动办

各县（市、区）、功能区住房和城乡建设部门、国防动员（人防）部门：

为进一步优化营商环境，规范人防工程建设档案管理，提升档案查询利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省人民防空工程管理办法》（省政府令第332号）、《山东省人民防空工程质量监督档案管理办法》（鲁防发〔2022〕4号）、《山东省人民防空工程建设档案管理规定》（鲁防发〔2020〕6号）、《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014（2019年版））等有关规定，结合我市实际，现就规范人防工程档案管理工作有关要求通知如下。

一、充分认识做好人防工程建设档案管理工作的重要性

人防工程建设档案是指从工程项目提出、立项、审批，到工程项目勘察设计、前期准备、施工、监理、验收等工程建设过程中形成并应归档保存的文字、图纸、声像等各种形式的信息记录，是人防工程建设项目的重要组成部分，是项目权属登记管理的基础依据，是工程项目平时使用、维护管理、进行科学研究和战前平战转换、保障战时防护效能的重要技术资料。

各级人民防空主管部门是人民防空工程建设档案管理的主管部门，按照属地管理原则管理人防工程档案，接受档案主管部门对人防工程建设档案业务工作的监督和指导。各人防工程项目建设单位负责本单位项目建设档案的资料形成、整理归档、妥善保管和提供利用等工作。建设单位形成的人防工程建设档案，在满足建设单位自行保存和报送城建档案等工作需求的同时，应向市、县（市、区）人防主管部门报送一套符合规定的人防工程建设档案。各级住建、人防等部门单位及人防工程建设相关单位要认真贯彻人防工程建设档案管理相关法规政策，认真落实人防工程建设档案管理各项要求，将人防工程建设档案纳入各级城建档案管理机构管理范围，建立健全人防工程建设档案管理体系，不断提升人防工程建设档案管理工作的规范化水平，充分发挥人防工程建设档案在人民防空建设、城市基础设施建设和管理中的作用。

二、严格标准，规范做好人防工程建设档案管理工作

（一）人防工程建设档案管理适用范围

人防工程建设档案管理适用于全市新建、改建、扩建各类人防工程。自本文件发布之日起，新竣工验收合格的人防工程，按工程属地管理原则，承担人防质监职能的人防部门督促工程建设单位，向属地城建档案管理机构移交工程建设档案资料。本文件发布之前竣工验收的人防工程，由属地人防部门督促工程建设单位落实人防工程建设档案管理要求。早期人防工程建设档案由所属人防部门负责建档和管理。

（二）人防工程建设档案内容及标准

人防工程建设档案按照《人防工程建设档案分类大纲》（见附件1）实行统一分类。单建人防工程按照《单建人防工程文件归档内容》（见附件2）整理归档。防空地下室工程按照《结合民用建筑修建防空地下室文件归档内容》（见附件3）整理归档。早期人防工程按照《早期人防工程文件归档内容》（见附件4）整理归档。移交城建档案管理机构的人防工程建设档案内容可根据实际情况进行增减。

（三）人防工程建设档案管理基本程序

1.资料收集。在人防工程建设过程中，工程建设单位应及时收集整理各阶段文件资料。随工程施工进度，工程建设单位督促相关参建单位制作完成单位、分部、分项和检验批四级验收资料，确保工程档案资料真实、完整、有效。

2.资料汇整。人防工程竣工验收时，工程建设单位应按照《山东省人民防空工程建设档案管理规定》、《山东省人民防空工程质量监督档案管理办法》等有关要求，全面收集汇总人防工程建设档案。人防工程建设档案应包含准备阶段文件、专项验收文件、竣工图纸、平战转换资料、维护管理移交手续、施工文件、监理文件、数字化电子文件等内容。

3.资料审查。建设单位在竣工验收合格后将汇整后的人防工程建设资料报属地人防主管部门审查。人防主管部门收到报审资料后，在五个工作日内反馈审查意见，且一次性告知资料存在的问题，要求建设单位限期整改完善重新报审。人防工程档案经人防部门验收合格后，出具人防工程档案验收意见。人防工程档案经人防部门验收，不符合规定的，建设单位应当重新整理档案。

4.档案入馆。工程建设档案经人防（主管）部门审查合格后，建设单位应及时报属地城建档案管理机构，原则上不得超过竣工验收后30日。城建档案管理机构负责对档案资料进行归档、整理、数字化加工、鉴定等方面检查，指导建设单位按规定要求将档案资料整理标准化和规范化。符合入馆质量要求的，按规范程序移交。

三、强化措施，确保各项管理要求落到实处

（一）明确责任分工。各级各有关单位要高度重视人防工程档案资料管理工作，进一步压实主体责任，抓好工作落实。建设单位是工程档案管理第一责任人，负责档案收集、汇总、整理等工作。人防主管部门要严格履行人防工程竣工验收资料监管职责，做好人防工程有关资料的审查。城建档案管理机构应建立人防工程资料管理制度，划定人防工程资料专区，严格执行人防工程档案保存期限、密级管理等规定，做好人防工程建设资料保管工作，确保存档资料内容齐全、资料完整、安全保密、调阅方便。

（二）加强协同配合。各级城建档案管理部门和人防主管部门要建立联动机制，及时沟通联系，加强信息推送。城建档案管理部门对人防工程建设档案管理情况进行统计分类和整理分析，为人防主管部门提供项目清单和资料清单。人防部门及时将档案管理工作中遇到的困难问题通报城建档案管理部门，接受业务指导。

（三）规范调阅管理。人防工程主管部门可根据工作需要调阅城建档案管理机构内人防工程的电子或纸质档案。人防工程建设档案不予社会公开，建设单位或其他单位需要调阅建设档案的，应按照城建档案管理机构有关规定，办理审批手续，经同意后方可查阅。

（四）落实追责问责。对于建设单位无故延期或不按照规定归档，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，应追究行政责任。泄露涉密文件的，按照有关规定依法追究相关责任。

本通知自印发之日起实施。

附件：

1.人防工程建设档案分类大纲.doc