档案

门类

归档范围

保管

期限

WS

文

书

档

案

上级机关文件材料

1

国动系统工作会议及涉及我办业务的市政府会议的通知、名单、日程、领导讲话、会议纪要、典型材料、发言材料等

永久

2

上级机关制发的属于本机关主管业务（国防动员、人民防空等工作）并要贯彻执行的条例、规定、意见、细则、办法、预案等文件材料

永久

3

上级机关制发的关于国防动员建设发展重大问题、重要政策、发展规划、年度工作计划等文件材料

永久

4

上级机关制发的关于本机关的职能配置、内设机构和人员编制规定，领导人员任免等文件材料

永久

5

对本机关及人员的表彰奖励、处分，重要工作情况通报

永久

6

上级机关的批复、批示（本机关请示同步归档）

WS

文

书

档

案

6.1

重大项目、重大资金、重要业务问题的

永久

6.2

一般业务问题的

30年

7

上级机关、上级领导等视察、检查本机关工作时形成的文件材料

7.1

指示、讲话、反馈意见等重要的

永久

7.2

一般的、本机关工作汇报材料

30年

8

上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料、非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年

本机关制发的文件材料

1

本机关领导班子建设、考核、民主生活会材料、理论学习、年度述职述廉报告等文件材料

永久

2

本机关党组会议和行政办公会议的纪要、会议记录

永久

3

本机关召开的工作会议和专题会议文件材料

3.1

请示、批复、方案、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定、决议、纪要

永久

3.2

典型材料、发言材料

30年

4

本机关及其他单位联合召开会议的文件材料

4.1

本机关主办的

4.1.1

请示、批复、方案、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定、决议、纪要

永久

4.1.2

典型材料、发言材料、交流材料

30年

4.2

本机关协办的

4.2.1

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要等的复制件或副本

30年

WS

文

书

档

案

4.2.2

典型材料、发言材料、交流材料、简报复制件或副本

10年

5

本机关承办省级以上会议、大型展览会、博览会的文件材料

5.1

请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、报告，上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计等

永久

5.2

代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等

30年

5.3

委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排等

10年

6

本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料，年度工作计划、总结、统计材料

永久

7

本机关工作制度、程序、规定等文件材料

7.1

党组组织、行政管理、财务工作的

永久

7.2

党务、人事、纪检监察的

30年

8

重要职能活动的总结、重要专题的调研材料

永久

9

本机关对同级机关的函（复函），对下级机关的批复等文件材料（复函（来函）、请示同步归档）

9.1

重要业务问题的

永久

9.2

一般业务问题的

30年

10

本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿

30年

11

同级机关联合行文的文件材料

11.1

本机关主办的

11.1.1

重要业务问题的

永久

WS

文

书

档

案

11.1.2

一般业务问题的

30年

11.2

本机关协办的

11.2.1

重要业务问题的

30年

11.2.2

一般业务问题的

10年

12

本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、信访工作文件材料

12.1

机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料

永久

12.2

人事任免、领导分工调整、人事考核、职称评审等文件材料

永久

12.3

先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

永久

12.4

对本机关有关人员的处分材料

12.4.1

受到警告（不含）以上处分的

永久

12.4.2

受到警告处分的

30年

12.5

职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

永久

12.6

职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根、职工名册

永久

12.7

党、团、工会工作活动中形成的换届选举结果，重要工作总结、报告，批准加入党团、工会组织等文件材料

永久

12.8

纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

12.8.1

重要的

永久

12.8.2

一般的

30年

WS

文

书

档

案

12.9

本机关处理人民来信来访的文件材料

12.9.1

有领导重要批示和处理结果的

永久

12.9.2

其他有处理结果的

30年

13

本机关事务管理文件材料

13.1

房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

13.2

与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

13.2.1

重要的

永久

13.2.2

一般的

10年

13.3

机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料；机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料

30年

13.4

国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接）等文件材料

13.4.1

重要的

永久

13.4.2

一般的

10年

14

接待工作的计划、方案

14.1

重要的（省级及以上领导）

30年

14.2

一般的（市级领导）

10年

15

机关财务预算

30年

16

出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动中签订的协议、协定、备忘录，形成的重要的会谈记录、纪要、出国审批手续、日程、考察报告等

永久

WS

文

书

档

案

17

本机关编辑、编写的文件材料

17.1

大事记、组织沿革等

永久

17.2

简报、情况反映、工作信息等

10年

同级机关和非隶属机关的文件材料

1

同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件材料

30年

2

同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年

下级机关、单位的文件材料

1

各县市区国动办和直属单位报送的重大问题的专题报告

30年

2

一般性的专项活动的报告、总结等文件材料

10年

3

各县市区国动办报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料

10年

KJ

（KY）科

研

档

案

1

课题申报书、任务书、立项通知、科研计划、验收结论通知等有关文件资料

永久

2

各类技术报告、请示报告等重要函件和会议纪要

永久

3

各类原始数据、记录

永久

4

各类图纸、照片、音像资料等

永久

5

各类评审、论证、验收、鉴定材料

永久

6

各类标准、专利、论文、专著、证书、应用证明等成果权益资料

永久

7

各类成果推广应用资料等

永久

1

工程准备阶段文件

1.1

项目建议书

1.1.1

请示、批复文件

永久

KJ

（JJ） 基

建

档

案

1.1.2

项目建议书

永久

1.1.3

人民防空指挥工程还需提供工程项目所在地政府财政出资证明

永久

1.2

可行性研究报告

1.2.1

请示、批复文件

永久

1.2.2

可行性研究报告及附件

永久

1.2.3

可研报告有关会议纪要、专家评审意见

永久

1.2.4

建设项目用地预审意见、选址意见

永久

1.3

建设用地、征地、拆迁文件

1.3.1

国有土地使用许可证（复印件）

永久

1.3.2

建设用地规划许可证（复印件）

永久

1.3.3

征地拆迁协议、方案等

永久

1.4

勘察、测绘、设计文件

1.4.1

地质勘察报告

永久

1.4.2

初步设计、施工图设计请示文件及审查意见

永久

1.4.3

有关行政主管部门（规划、交通、公安消防、环保等）批准文件或取得的有关协议

永久

1.5

合同文件

1.5.1

勘查、设计、施工、监理中标通知书或直接发包书

永久

1.5.2

勘查、设计、施工、监理合同

永久

1.5.3

工程项目建设管理相关其他重要合同

永久

1.6

开工审批文件

1.6.1

建设工程施工许可证或人民防空工程开工报告

永久

1.6.2

建设工程规划许可证及附图、附件

永久

1.6.3

建设工程、人防工程质量监督登记表

永久

KJ

（JJ）基

建

档

案

1.7

工程建设基本信息

1.7.1

工程概况信息表

永久

1.7.2

人民防空工程质量安全责任信息资料

永久

2

监理文件

2.1

监理规划、监理实施细则、监理月报、监理工作总结

永久

2.2

质量不合格项目通知

永久

2.3

质量事故报告及处理意见

永久

3

施工文件

3.1

施工管理文件

3.1.1

建设单位质量事故勘察记录

永久

3.1.2

建设工程质量事故报告书

永久

3.1.3

见证试验检测汇总表

永久

3.2

施工技术及进度文件

3.2.1

施工组织设计、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录

永久

3.2.3

工程开工、复工报审表、工程延期申请表

永久

3.3

材料、设备质量证明

3.3.1

砂、石、砖、水泥、钢筋等材料出厂证明文件及进场复试报告

永久

3.3.2

防护设备（人防门等）定点生产和安装企业资格认定证书或从业能力达标证书、合同及设备清单、合格证、质量第三方检测报告、质量保修承诺书、安装人员特种操作证

永久

3.3.3

通风、给排水、电气防护设备生产许可证、合同及设备清单、合格证

永久

3.4

施工记录文件

3.4.1

工程定位测量记录、基槽验线记录、沉降观测记录、地基验槽记录、地基钎探记录

永久

KJ

（JJ）基

建

档

案

3.4.2

地下工程防水效果检查记录

永久

3.5

施工试验记录及检测文件

3.5.1

地基承载力检验报告、桩基检测报告、土工击实试验报告、回填土试验报告砂浆抗压强度试验报告、混凝土抗压强度试验报告

永久

3.5.2

防爆波活门、防爆超压排气活门预埋框、管安装垂直度、水平度检测记录

永久

3.5.3

防爆波活门、防爆超压排气活门安装严密性检测记录

永久

3.5.4

排水防爆地漏、防护闸阀安装垂直度、水平度检测记录

永久

3.5.5

管道（设备）强度（严密性）试验记录

永久

3.5.6

建筑物照明全负荷通电试运行记录

永久

3.6

施工质量验收文件

3.6.1

分部（子部分）工程质量验收记录

永久

3.6.2

各分项工程质量验收记录表

永久

3.7

施工质量验收文件

3.7.1

分部（子部分）工程质量验收记录

永久

3.7.2

单位（子单位）工程质量竣工验收记录

永久

3.7.3

单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

永久

3.7.4

单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

永久

3.7.5

单位（子单位）工程观感质量检查记录

永久

4

竣工图

4.1

综合竣工图（总平面布置图）

永久

4.2

建筑、结构、给排水、电气工程、通风工程等人防工程专业竣工图

永久

4.3

人防工程专业竣工图电子文档

永久

KJ

（JJ）基

建

档

案

5

工程竣工验收文件

5.1

竣工验收与备案文件

5.1.1

建设工程、人防工程竣工验收备案表

永久

5.1.2

勘察、设计单位工程质量检查报告

永久

5.1.3

施工单位工程竣工报告

永久

5.1.4

监理单位工程质量评估报告

永久

5.1.5

工程竣工验收报告、验收会议纪要

永久

5.1.6

专家组竣工验收意见

永久

5.1.7

规划、消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件

永久

5.2

工程声像资料等

5.2.1

开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片、大理石竣工牌现场照片

永久

5.2.2

工程建设过程的录音、录像资料（重大工程）

永久

5.3

其他工程文件

永久

6

平战转换资料

6.1

人民防空工程平战转换技术方案、实施保障方案

永久

6.2

人民防空工程平战转换方案设计图纸、设计审查意见

永久

KJ

（SB）设

备

档

案

1

购买设备的申请、批复文件，设备采购的招投标文件、合同书、协议书等

永久

2

洽谈记录、纪要，备忘录、来往函件和商检文件

永久

3

开箱记录，合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等随机文件

至少保存至设备报废清理后5年

4

安装、调试、验收记录，移交文件，演示光盘等

5

使用、检修、故障记录等

6

设备报废鉴定文件，设备报废申请、批复和处理文件

永久

KU

会

计

档

案

1

会计凭证（原始凭证、记账凭证和传票汇总表等各种会计凭证）

30年

2

会计账簿

2.1

本机关日记账、总账、明细分类、分户账或登记簿

30年

2.2

本机关固定资产卡片

报废清理后5年

3

财务会计报告

3.1

本机关财务报告、财务决算

永久

3.2

本机关会计月、季度报表

10年

4

其他会计资料

4.1

银行存款余额调节表、银行对账单

10年

4.2

会计档案移交清册

30年

4.3

会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书

永久

ZY

（ZT）指

挥

通

信

档

案

1

国防动员预案

1.1

总预案

永久

1.2

各分支预案

永久

2

国防动员专业保障队伍建设

2.1

国防动员专业保障队伍编建方案

永久

2.2

队伍花名册

永久

3

人口疏散体系建设等相关资料

永久

4

重要经济目标建设

4.1

重要经济目标目录清单

永久

4.2

重要经济目标单位防护方案

永久

ZY

（XB）信

保

档

案

1

人防通信警报网络建设

永久

2

人防指挥所建设或升级改造

永久

3

电子政务内网建设

永久

4

人防光缆管道及专用线路租赁服务

10年

5

无线宽带集群传输专网维保服务

10年

6

人防铁塔租赁服务

10年

7

人防指挥通信平台信息化运维服务

10年

8

人防大楼部分综合管理服务

10年

9

人防指挥通信平台设备设施维修

10年

ZY

（GH）人

防

工

程

规

划

档

案

1

规划编制的请示、批复等审批文件

永久

2

规划工作会议记录、纪要、决议

永久

3

相关合同、协议

永久

4

规划工作年度计划、总结、报告

永久

5

规划调研报告、专家评审意见、规划调整、修编文件等

永久

6

总体规划文本、专项规划文本、详细规划（片区、重点区域）文本

永久

1

监督注册申报资料

1.1

山东省人防工程质量监督注册申请表

15年

1.2

建设单位质量责任制度报告表

15年

1.3

建设单位项目负责人法定代表人授权书及工程质量终身责任承诺书

15年

ZY

（ZJ）

人

防

工

程

质

监

档

案

1.4

勘察单位质量责任制度报告表

15年

1.5

勘察单位项目负责人法定代表人授权书及工程质量终身责任承诺书

15年

1.6

人防工程设计单位质量责任制度报告表

15年

1.7

人防工程设计单位项目负责人法定代表人授权书及工程质量终身责任承诺书

15年

1.8

人防工程监理单位质量保证体系报告表

15年

1.9

人防工程监理单位项目负责人法定代表人授权书及工程质量终身责任承诺书

15年

1.10

施工总承包单位质量保证体系报告表

15年

1.11

施工总承包单位项目负责人法定代表人授权书及工程质量终身责任承诺书

15年

1.12

人防工程施工图审查机构项目负责人法定代表人授权书及工程质量终身责任承诺书

15年

1.13

防护设备定点生产企业质量保证体系报告表

15年

1.14

检测单位质量责任制度报告表

15年

1.15

检测单位项目负责人法定代表人授权书及工程质量终身责任承诺书

15年

1.16

人防工程报监补充材料通知书

15年

1.17

人防工程质监注册申报资料审查表

15年

1.18

人民防空工程施工图设计文件审查合格意见书

15年

1.19

人防工程建设监理企业资质证书

15年

1.20

施工总承包合同

15年

1.21

人防工程监理合同

15年

2

监督注册登记证书及监督计划资料

2.1

人防工程质量监督注册登记证书

15年

2.2

人防工程质量监督工作计划

15年

ZY

（ZJ）

人

防

工

程

质

监

档

案

3

监督抽查资料

3.1

人防工程质量监督首次进场检查交底记录

15年

3.2

工程见证取样和送检人员情况一览表

15年

3.3

人防工程质量监督抽查记录

15年

3.4

人防工程防护结构质量监督抽查记录表

15年

3.5

人防工程质量问题（隐患）整改通知书

15年

3.6

人防工程质量问题（隐患）整改报告

15年

3.7

人防工程不良质量行为记录表

15年

3.8

人防工程质量局部暂停施工通知书

15年

3.9

人防工程复工申请书

15年

3.10

人防工程复工通知书

15年

3.11

质量监督执法行政处罚建议书

15年

3.12

人防工程施工技术资料整改通知书

15年

3.13

单位工程分包单位情况汇总表

15年

3.14

各责任主体管理人员变动情况备案表

15年

3.15

工程终身质量责任人信息变更汇总表

15年

4

竣工验收监督资料

4.1

人防工程竣工验收监督申报书

15年

4.2

人防工程竣工验收人员组成名单

15年

4.3

人防工程竣工验收方案

15年

4.4

施工单位人防工程质量竣工报告

15年

4.5

勘察单位人防工程质量检查报告

15年

4.6

设计单位人防工程质量检查报告

15年

4.7

监理单位人防工程质量评估报告

15年

4.8

防护（化）设备定点生产企业人防工程防护设备质量检查报告

15年

ZY

（ZJ）

人

防

工

程

质

监

档

案

4.9

人防工程防护（化）设备竣工验收一览表

15年

4.10

人防工程建设单位竣工验收记录表（一）

15年

4.11

人防工程建设单位竣工验收记录表（二）

15年

4.12

人防工程建设单位竣工验收记录表（三）

15年

4.13

人防工程竣工验收监督记录表

15年

5

工程质量监督报告

5.1

工程基本情况表

15年

5.2

监督工作概况表（一）

15年

5.3

监督工作概况表（二）

15年

6

其他资料

6.1

人防工程分部、单位工程质量验收记录表

15年

6.2

人防工程单位工程质量控制资料核查记录表

15年

6.3

人防工程单位工程观感质量检查记录表

15年

6.4

消防部门出具的认可文件或准许使用文件

15年

6.5

施工单位签署的工程质量保修书

15年

6.6

其他与监督工作相关的图片、影音、文字资料

15年

ZY

（GL）人

防

工

程

维

护

管

理

档

案

1

内部决策文件

永久

2

招标代理、跟踪审计选用审批表

永久

3

招投标文件

永久

4

维修改造合同、协议

永久

5

施工、设计方案

永久

6

工程质量验收记录

永久

7

工程结算文件

永久

8

其他资料

永久

ZY

（  （ZQ）

早

期

人

防

工

程

档

案

1

早期人防工程概况表

永久

2

早期人防工程图纸

2.1

早期人防工程总平面图

永久

2.2

早期人防工程平面图

永久

3

早期人防工程资料

3.1

早期人防工程维修、加固、改造记录

永久

3.2

早期人防工程质量检测与评估报告

永久

3.3

早期人防工程退出或拆除报废资料（申报表、验收记录等）

永久

ZY

（ZF）人

防

工 

程 

执

法

档

案

1

立案审批表

永久

2

现场检查（勘验）笔录

永久

3

案件调查终结报告

永久

4

行政处罚事先告知书

永久

5

防空地下室易地建设费追缴决定告知书

永久

6

重大行政处罚决定法制审核意见书

永久

7

行政处罚决定书

永久

8

防空地下室易地建设费追缴决定书

永久

9

行政处罚履行催告书

永久

10

防空地下室易地建设费追缴催告书

永久

11

结案审批表

永久

ZP

照

片

档

案

1

记录本机关主要职能活动和重要工作成果的照片

1.1

本机关主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片

永久

1.2

本机关重点建设项目、重点科研项目的照片

永久

1.3

领导人和著名人物参加与本机关有关的重大公务活动的照片

永久

ZP

照

片

档

案

1.4

本机关劳动模范、先进人物及其典型活动的照片

永久

1.5

本机关历届领导班子成员的照片

永久

2

记录本机关重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片

永久

3

其他具有保存价值的数码照片

30年

LY

录

音

档

案

1

记录本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有保存价值的录音文件

1.1

工作活动、重要会议、外事活动、重点工程等

永久

1.2

上级领导和著名人物来本机关进行检查、视察、调研等工作或参加与本机关有关的重大活动

永久

1.3

组织或参与处置的重大事件，包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等

永久

2

本机关执法部门职能活动形成的录音文件

永久

3

其他具有保存价值的录音文件

30年

LX

录

像

档

案

1

记录本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有保存价值的录像文件

1.1

工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等

永久

1.2

上级领导和著名人物来本机关进行检查、视察、调研等工作或参加与本机关有关的重大活动

永久

1.3

组织或参与处置的重大事件，包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等

永久

2

本机关执法部门职能活动形成的录像文件

永久

3

其他具有保存价值的录像文件

30年

1

本机关获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、牌匾等

永久

SW

实

物

档

案

2

本机关举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票等

永久

3

本机关在公务活动中获赠的具有保存价值的纪念杯（章、册、票证等）、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等

永久

4

本机关已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模）

永久

5

其他有重要保存价值的实物

永久